Richtlinie zur Verwaltung von Whistleblowing-Kanälen
1. ZIEL UND UMFANG
Die Ethik, Transparenz und Integrität im Geschäftsleben sind Grundwerte, die wir fest vertreten, und das ist der Grund, als Teil unseres kontinuierlichen Engagements für Exzellenz in der Unternehmensführung und Unternehmensverantwortung, Wir haben einen Whistleblowing-Kanal eingerichtet, damit interessierte Parteien uns sicher alle Bedenken im Zusammenhang mit möglichem Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten innerhalb unserer Organisation mitteilen können..
deshalb, Das Ziel dieses Dokuments besteht darin, ein Verfahren zur Regelung der Verwaltung des internen Informationssystems für Unregelmäßigkeiten festzulegen, die über diesen Beschwerdekanal auftreten., im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung externer Vorschriften (Gesetze und/oder Bestimmungen niedrigeren Ranges,) als intern der Entität, und alle Situationen oder Ereignisse, die die Aufmerksamkeit der Compliance-Abteilung des Unternehmens erfordern.
Der Verantwortliche für das interne Informationssystem ist CONCEPCION RAMIREZ CARREÑO, Verantwortlich für die Verwaltungsabteilung und die Finanzabteilung, Allerdings werden die eingerichteten Compliance-Beauftragten koordiniert und informiert, falls die gemeldete Unregelmäßigkeit die Unternehmen und/oder ihre Fachkräfte betrifft..
Um dies sicherzustellen, ist dieses Verfahren eingerichtet, wenn eine Handlung gemeldet wird, die im Widerspruch zu den Bestimmungen der Standards steht, Dies wird sorgfältig und absolut vertraulich behandelt., Gewährleistung der Anonymität und Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person, der betroffenen Partei(en) und etwaiger in der Mitteilung genannter Dritter, es sei denn, dies wird ausdrücklich genehmigt.
Zu diesem Zweck steht ein Beschwerdekanal zur Verfügung, der entweder über unsere Website oder per E-Mail zugänglich ist. admon@remediospicasat.com, durch die irgendjemand betroffen ist, Sie können Unregelmäßigkeiten oder die Nichteinhaltung sowohl externer als auch interner Vorschriften anonym und vertraulich melden..
gleichfalls, die Entität, duldet keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen den Beschwerdeführer oder Personen, die in gutem Glauben an der Untersuchung desselben mitwirken, wie, Wir sind der Ansicht, dass es in der Verantwortung der Mitarbeiter liegt, bei Untersuchungen, die sich aus eingegangenen Beschwerden ergeben, proaktiv mitzuarbeiten.. gleichermaßen, Für alle Betroffenen gilt die Unschuldsvermutung. Jede Person, die sich meldet, genießt den gebührenden Schutz und jede ihr betreffende Handlung, die als Drohung aufgefasst werden könnte, Diskriminierung oder Vergeltung werden sanktioniert.
Bezüglich des Umfangs, Der Beschwerdekanal wird für alle Mitarbeiter des Unternehmens aktiviert, aktuelle und potenzielle Lieferanten und deren Mitarbeiter, Kunden, und jede Person, die eine Verbindung zu uns unterhält und direkte Kenntnis der Sachlage hat, die mögliche Begehung entsprechender Straftaten und/oder Unregelmäßigkeiten zu melden.
2. DEFINITIONEN.
Betroffen oder gemeldet. – Person, die, gemäß den Bestimmungen dieses Verfahrens, vom Informanten der angeblichen Begehung einer Unregelmäßigkeit beschuldigt werden.
Informant oder Whistleblower. – Person, die, Aufgrund der Bestimmungen dieses Verfahrens melden Sie einen Vorfall oder eine Unregelmäßigkeit..
Unregelmäßigkeit oder Nichteinhaltung. – Verstöße gegen oder die Durchführung von Praktiken, die im Widerspruch zu den Grundsätzen stehen, die in den im Unternehmen festgelegten Regeln und Verfahren festgelegt sind, die geltenden externen Vorschriften und alle Situationen oder Ereignisse, die die Aufmerksamkeit der Compliance-Einheit in Angelegenheiten erfordern, die sich auf die Aktivitäten des Unternehmens auswirken..
Informationssystem. – Computersystem, das den Beschwerdeinformationskanal des Unternehmens integriert, der über die Unternehmenswebsite zugänglich ist. Die Verarbeitung der Daten erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen. 2/2023 von 20 Februar.
Compliance-Einheit. – Für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zuständige Stelle.
Definitionen der in diesem Verfahren verwendeten Begriffe, nicht in diesem Abschnitt enthalten, wird den gesetzlich festgelegten Umfang haben 2/2023 von 20 Februar und geltende Gesetzgebung.
3. KOMMUNIKATION VON UNREGELMÄSSIGKEITEN
3.1. Feststellung einer Unregelmäßigkeit
Die Person, die Kenntnis vom Vorliegen eines rechtswidrigen Verhaltens hat, Nichteinhaltung oder Verstöße gegen die Regeln sind unverzüglich zu melden.
Der Beschwerdekanal ist der bevorzugte Kanal für diese Kommunikation., die schriftlich eingereicht werden können, oder sprechen Sie es mündlich am Telefon an, direkt an die Compliance-Abteilung oder Ihren Vorgesetzten. gleichfalls, Der Informant kann ein persönliches Treffen beantragen, um die Unregelmäßigkeit zu melden.. Dieser Antrag muss gemäß den geltenden Rechtsvorschriften innerhalb einer Frist von maximal sieben Tagen bearbeitet werden..
Wenn die Mitteilung nicht über die im internen Informationssystem integrierten Beschwerdekanäle gesendet wird, und andere Kommunikationsmittel genutzt werden, Das Unternehmen garantiert auch, in jedem Fall, die Vertraulichkeit von Informationen, die in einer sicheren Umgebung behandelt werden, auch unter Berücksichtigung der gesetzlich vorgeschriebenen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten..
Verbale Kommunikation, entweder durch ein persönliches Treffen oder per Telefon, muss auf eine der folgenden Arten dokumentiert werden:
- Indem Sie das Gespräch in einem sicheren Format aufzeichnen, langlebig und erschwinglich, vorausgesetzt, der Informant wird zuvor darauf hingewiesen, dass seine Kommunikation aufgezeichnet wird, Über die Verarbeitung Ihrer Daten werden Sie im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen informiert und Ihr Einverständnis eingeholt..
- Durch eine vollständige und genaue Transkription des Gesprächs durch das für die Bearbeitung zuständige Personal, in welchem Fall, werden zur Überprüfung an den Informanten weitergeleitet, Korrigieren Sie die Abschrift der Nachricht und akzeptieren Sie sie durch Ihre Unterschrift.
3.2 Kommunikation und Empfang von Kommunikation
Um die völlige Unparteilichkeit des Kanals zu gewährleisten, Die Auslagerung und Steuerung erfolgt durch das externe Beratungsunternehmen COMPLIANCE CORPORATE..
Wenn ein Benutzer eine Beschwerde einreicht, Das System generiert eine Warnung, COMPLIANCE CORPORATE darüber informieren, dass auf dem Kanal ein Ereignis aufgetreten ist.
COMPLIANCE CORPORATE-Mitarbeiter erhalten Zugang zum Managementbereich und überprüfen dann, ob dort eine Reihe von Mindestanforderungen für die Zulassung erfüllt sind.
deshalb, obwohl es kein spezifisches Format für die Kommunikation über den Beschwerdekanal gibt, Sie können anonym erfolgen, es wird empfohlen, in jedem Fall, Machen Sie eine möglichst detaillierte und beschreibbare Beschreibung des Sachverhalts, versuchen, die mutmaßlich betroffenen oder daran beteiligten Personen zu identifizieren – sofern es welche gab- und spezifische Daten bereitstellen, sowie Termine, Unternehmen oder Dritte, die mit dem beschriebenen Sachverhalt oder der beschriebenen Handlung in Zusammenhang stehen; All dies mit dem Ziel zu begünstigen, gegebenenfalls, die anschließende Überprüfung der Tatsachen, die Gegenstand der Kommunikation sind.
Das ist zu beachten, Beschwerden, die in böser Absicht eingereicht wurden, im Wissen um seine Falschheit, Gegebenenfalls werden gegen sie entsprechende Disziplinarmaßnahmen verhängt..
Bei der Kommunikation, Der Hinweisgeber kann eine Adresse angeben, E-Mail oder einen sicheren Ort zum Zweck des Empfangs von Benachrichtigungen. Es sei denn, dies könnte die Vertraulichkeit der Kommunikation gefährden und der Beschwerdeführer ist nicht anonym, Die Empfangsbestätigung der Beschwerde wird innerhalb einer Frist von maximal sieben Tagen nach Eingang versandt.. gleichfalls, Die Kommunikation mit dem Informanten kann aufrechterhalten werden und bei Bedarf können zusätzliche Informationen angefordert werden, die für die Bearbeitung der Beschwerde nützlich sein können., immer in einer Umgebung der Sicherheit und Vertraulichkeit.
Nach Erhalt von Beschwerden, COMPLIANCE UNTERNEHMEN, wird in einer ersten Phase feststellen, ob es sich bei den bereitgestellten Informationen um eine Unregelmäßigkeit handelt, die untersucht werden muss, und über die entsprechenden Ressourcen, geeignete Methoden und Verfahren für die Untersuchung jeder Beschwerde unter Berücksichtigung der Art und Schwere der Beschwerde. Es wird berücksichtigt:
- Beschreibung des gemeldeten Ereignisses
- Art der Beschwerde (Dass sich die gemeldete Situation an die Merkmale der Maßnahmen anpasst, für die dieses Verfahren erstellt wurde)
- Hat der Beschwerdeführer der Weitergabe seiner personenbezogenen Daten zugestimmt??
- Gemeldet – Möglicher Interessenkonflikt
Diese Aktion wird innerhalb der ausgeführt 24 Arbeitszeit nach Eingang der Beschwerde.
3.3 Informationen an die Betroffenen
Zu dem Zeitpunkt und in der Art und Weise, die als angemessen erachtet werden, um den erfolgreichen Abschluss der Untersuchung zu gewährleisten, Die betroffene Person wird über die ihr zuzurechnenden Handlungen und Unterlassungen angemessen informiert..
Auch im Rahmen der Aufklärung des angezeigten Sachverhalts hat die betroffene Person jederzeit Anspruch auf rechtliches Gehör., und Ihre Erklärung muss offiziell dokumentiert werden. Es ist zu beachten, dass in keinem Fall die Identität des Informanten preisgegeben wird..
Der Empfänger der Beschwerde und gegebenenfalls die Person, die sie bearbeitet, respektieren stets die Unschuldsvermutung des Betroffenen., sowie Ihr Recht auf Ehre.
3.4 Lösung der Beschwerde.
Sobald die Prüfungsphase des Sachverhalts abgeschlossen ist und die Schlussfolgerungen gezogen und gegebenenfalls in die zuständigen Bereiche übertragen wurden, Es werden Schlussfolgerungen gezogen und ein Bericht formalisiert.
Der maximale Zeitraum, um auf die Untersuchungsmaßnahmen zu reagieren, Die Frist darf nicht länger als drei Monate nach Erhalt der Mitteilung betragen., außer in Fällen besonderer Komplexität, die eine Fristverlängerung erfordern, en cuyo caso este podría extenderse hasta un máximo de otros tres meses más.
Adicionalmente se deberá asegurar un adecuado cumplimiento de la Legislación aplicable de protección de datos y en particular, respecto a los derechos de los titulares de dichos datos.
deshalb:
- Si se considera no acreditada la existencia de ninguna irregularidad o acto contrario a la legalidad, se procederá al archivo del expediente sin la necesidad de adoptar ninguna medida adicional.
Umgekehrt,
- Si se determina que ha quedado acreditada la comisión de alguna irregularidad, acto contrario a la Ley o a las normas internas de la Entidad, se dará traslado al área afectada para llevar a cabo los efectos disciplinarios oportunos.
3.5 Protección de datos de carácter personal.
La información se conservará de acuerdo con los requerimientos legales que en esta materia resulten aplicables en cada caso.
Los datos personales de las denuncias para las que no proceda su investigación, por no estar fundamentadas, serán borradas o anonimizadas transcurridos tres meses desde su recepción. Los datos personales de las denuncias que no sean investigadas podrán mantenerse transcurrido este plazo siempre que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
La Entidad cuenta con un registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones llevadas a cabo de acuerdo con lo establecido en la ley.
El tratamiento de los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones que se realicen por la Entidad tendrán como objeto cumplir con las obligaciones legales y realizar las acciones de investigación que se estimen necesarias En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales, incluidos los de categorías especiales, que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las denuncias, procediéndose, gegebenenfalls, a su inmediata supresión.
3.6 Canales externos de información.
Los informantes siempre son libres de dirigir sus comunicaciones a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o a cualquier otra institución, órgano u organismo competente.
PROTECCIÓN AL DENUNCIANTE:
Los principios esenciales por los que se rige el presente Canal de Denuncias son los siguientes:
Prohibición de represalias: La entidad se compromete a no adoptar ninguna forma de represalia contra cualquier persona que hubiera realizado una denuncia de buena fe.
Confidencialidad: El canal incorpora mecanismos que garantizan la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación y ofrece un espacio seguro para mantener contacto con las personas que gestionan las comunicaciones recibidas y permitir la interacción entre estas y las personas informantes de manera anónima.
gleichfalls, se garantiza la protección de los datos personales como un principio esencial en la gestión de las comunicaciones recibidas.
Anonimato: Las comunicaciones pueden realizarse de forma anónima y es por ello que el anonimato está asegurado durante todo el proceso, tanto en la presentación de la comunicación como en las comunicaciones bidireccionales que se produzcan en las diferentes fases de la tramitación.
Celeridad: Se establecen unos plazos breves para dar trámite al a comunicación recibida y tomar las medidas que resulten oportunas.
Independencia: El Responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de órganos de entidad y no recibirá instrucciones de ningún tipo en su ejercicio.
Gestión del Sistema: La Unidad de Cumplimiento es el órgano responsable de la gestión del Sistema interno de información de conformidad con el procedimiento establecido por su respectivo órgano de gobierno.
Derechos de las personas afectadas: Se garantizan los derechos a la intimidad, al honor, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas investigadas y afectadas.
Proporcionalidad: Las actuaciones a desarrollar en el tratamiento de las comunicaciones recibidas tendrán el alcance necesario y adecuado para conseguir los fines que se pretenden.
Las comunicaciones pueden enviarse por escrito a través del formulario de esta página web, por correo electrónico al email admon@remediospicasat.com o por cualquier otro medio. Los informantes también pueden dirigir sus comunicaciones a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o a cualquier otra institución, órgano u organismo competente.
