Politique de gestion des canaux
1. Objectif et portée
Éthique, La transparence et l'intégrité dans les affaires sont des valeurs fondamentales que nous serrons avec la fermeté, Et c'est pourquoi, Dans le cadre de notre engagement continu envers l'excellence en matière de gouvernance d'entreprise et de responsabilité commerciale, Nous avons établi un canal de plaintes afin que les parties intéressées puissent communiquer en toute sécurité toute préoccupation liée à de possibles comportements ou irrégularités incorrectes au sein de notre organisation.
Donc, L'objectif de ce document est d'établir une procédure pour réglementer la gestion du système d'information interne des irrégularités qui sont prises par ce canal de plaintes, liés aux violations des deux réglementations externes (Lois et / ou dispositions de gamme inférieure,) comme interne de l'entité, et toutes les situations ou faits qui nécessitent l'attention de l'unité de conformité de l'entité.
La personne responsable du système d'information interne sera Concepción Ramirez Carreño, Responsable du Département de l'administration et du département financier, Bien qu'ils coordonnent et informeront les responsables de la conformité au cas où l'irrégularité communiquée affecte les entreprises et / ou ses professionnels.
Cette procédure est établie pour garantir que, Si une action contraire aux dispositions des normes, Cela sera traité avec diligence et avec une confidentialité absolue, Assurer l'anonymat et la confidentialité de l'identité de la personne qui informe, des touchés ou touchés et de tout tiers mentionné dans la communication, sauf l'autorisation expresse de ces.
À cette fin, un canal de plainte accessible est bien disponible sur notre site Web ou par e-mail admon@remediospicasat.com, à travers lequel tout a affecté, De manière anonyme et confidentielle, vous pouvez signaler toute irrégularité ou violation des réglementations externes et internes.
de même, L'entité, ne tolérera aucune forme de représailles dirigée contre le plaignant ou ceux qui collaborent de bonne foi dans l'enquête, car, Nous considérons qu'il est de la responsabilité des employés de collaborer de manière proactive avec les enquêtes résultant des plaintes reçues. Également, La présomption d'innocence à toutes les personnes touchées est garantie. Toute personne qui dénonce va bénéficier d'une protection due et de toute action qui la concerne peut être comprise comme des menaces, La discrimination ou les représailles seront sanctionnées.
Concernant la portée, Les plaintes seront activées à tous les employés de l'entité, Les fournisseurs actuels et potentiels et leurs employés, clients, Et quiconque maintient un lien avec nous et qui a une connaissance directe des faits, pour informer la commission possible des crimes et / ou des irrégularités qui correspondent.
2. Définitions.
Affecté ou dénoncé. – Personne, en vertu des dispositions de cette procédure, être accusé par l'informateur de la commission présumée d'une irrégularité.
Informateur le plaignant. – Personne, En vertu des dispositions de cette procédure, il communique une incidence ou dénonce une irrégularité.
Irrégularité ou violation. – Violation ou performance des pratiques contrairement aux principes établis dans les normes et procédures définies dans l'entité, Une réglementation externe applicable et toute situation ou fait qui nécessitent l'attention de l'unité de conformité en matière qui affecte les activités de l'entité.
Système d'information. – Système informatique dans lequel le canal d'information des plaintes de l'entité accessible via le site Web de l'entreprise est intégré. Le traitement de l'information sera effectué conformément aux dispositions de la loi 2/2023 de 20 Février.
Unité de conformité. – Organe responsable de la conformité réglementaire.
Les définitions des termes utilisés dans cette procédure, Non inclus dans cette section, Ils auront la portée établie dans la loi 2/2023 de 20 Février et législation applicable.
3. Communication irrégulière
3.1. Identification d'une irrégularité
La personne qui connaît l'existence d'un comportement irrégulier, La défaillance ou la violation des normes doit le signaler immédiatement.
Le canal des plaintes constitue le canal préférentiel par lequel effectuer ces communications, qui peut être référé par écrit, ou considérez verbalement par téléphone, directement à l'unité de conformité ou à son supérieur hiérarchique. de même, L'informateur peut demander une réunion de face à face pour communiquer l'irrégularité. Cette demande doit être remplie dans les sept jours conformément à ce qui est établi par la loi applicable.
Si la communication n'est pas enregistrée via les canaux de plaintes intégrées dans le système d'information interne, et d'autres itinéraires de communication sont utilisés, L'entité garantit également, dans tous les cas, La confidentialité de l'information, qui sera traité dans un environnement sûr, s'occupant également de la protection de la protection des données personnelles légalement exécutoires.
Communications verbales, Soit par une réunion de face à face ou par téléphone, Ils doivent être documentés de toutes les manières suivantes:
- À travers un enregistrement de la conversation dans un format sûr, durable et accessible, à condition que l'informateur soit précédemment remarqué que sa communication sera enregistrée, Vous êtes informé du traitement de vos données conformément aux réglementations de protection des données et votre consentement est collecté.
- Grâce à une transcription complète et exacte de la conversation par le personnel responsable de le traiter, auquel cas, sera transféré à l'informateur pour vérifier, rectifier et accepter par sa signature la transcription du message.
3.2 Communication et réception de la communication
Pour garantir l'impartialité totale du canal, Il sera externalisé et géré par la complétude du consultant externe.
Lorsqu'un utilisateur fait une plainte, Le système générera une alerte, Informer la conformité de l'entreprise qu'un événement s'est produit sur la chaîne.
Le personnel de l'entreprise de conformité accèdera à la zone de gestion, puis vérifiera qu'il contient une série d'exigences minimales pour son admission.
Donc, Bien qu'il n'y ait pas de format spécifique pour effectuer la communication par le biais des plaintes, Pouvoir les effectuer de manière anonyme, Il est recommandé, dans tous les cas, Faites une description des faits les plus détaillés et les plus décrivables possibles, Essayer d'identifier les personnes qui auraient été affectées ou impliquées - dans le cas qui- et fournir des données concrètes, ainsi que des dates, des entreprises ou des tiers liés au fait ou à l'action décrite; Tout cela pour favoriser, dans son cas, La vérification ultérieure des objets de communication.
Il convient de noter que, Les plaintes déposées en mauvaise foi, Connaître son mensonge, Ils seront soumis aux actions disciplinaires correspondantes dans leur cas.
Lors de la communication, L'informateur peut indiquer une adresse, e-mail ou lieu sûr afin de recevoir des notifications., L'accusé de réception de la plainte sera envoyée pour envoyer dans un délai maximum de sept jours à compter. de même, La communication avec l'informateur peut être maintenue et, si nécessaire, des informations supplémentaires qui peuvent être utiles pour le traitement de la plainte peuvent être demandées, Toujours dans un environnement de sécurité et de confidentialité.
À la réception des plaintes, Corporative de conformité, déterminera dans une première phase si les informations fournies constituent une irrégularité qui doit être étudiée et les ressources, Méthodes et procédures appropriées pour l'enquête sur chaque plainte titulaire de la nature et de la gravité. Sera pris en compte:
- Description du fait dénoncé
- Type de plainte (Que la situation a communiqué aux caractéristiques des actions pour lesquelles cette procédure a été créée)
- Le plaignant a-t-il accepté de partager ses données personnelles?
- Dénoncé - conflit d'intérêts potentiel
Cette action est effectuée dans le 24 heures de travail une fois la plainte reçue.
3.3 Informations aux concerts
À l'époque et de la manière jugée appropriée pour garantir la bonne fin de la recherche, La personne affectée sera commodément informée des actions et omissions qui lui sont attribuées.
La personne touchée aura également le droit d'être entendu à tout moment lors de l'enquête sur les faits éclairés, Et votre déclaration doit documenter officiellement. Il convient de noter que l'identité de l'informateur ne sera en aucun cas révélé.
Le récepteur de la plainte et celui qui, dans son cas, respectera toujours la présomption d'innocence des, ainsi que son droit d'honorer.
3.4 Résolution de dénonciation.
Une fois la phase d'audit des faits terminée et les conclusions et transférée dans les domaines compétents, le cas échéant, Les conclusions seront extraites et la formalisation d'un rapport sera réalisée.
La période maximale pour répondre aux actions de recherche, ne peut pas dépasser trois mois à partir de la réception de la communication, sauf en cas de complexité particulière qui nécessitent une extension du terme, Dans ce cas, cela pourrait être étendu jusqu'à un maximum de trois autres mois.
De plus, une conformité adéquate à la législation applicable à la protection des données et en particulier doit être assurée, Concernant les droits des détenteurs desdites données.
Donc:
- Si l'existence d'une irrégularité ou d'un acte contraire à la légalité n'est considérée pas, Le fichier se déroulera sans avoir besoin d'adopter une mesure supplémentaire.
Au contraire,
- S'il est déterminé que la commission de toute irrégularité a été accréditée, agir contrairement à la loi ou aux normes internes de l'entité, La zone affectée sera transférée pour effectuer les effets disciplinaires appropriés.
3.5 Protection des données personnelles.
Les informations seront conservées conformément aux exigences légales applicables dans chaque cas dans chaque cas.
Les données personnelles des plaintes pour lesquelles votre enquête ne se déroule pas, pour ne pas être basé, Trois mois après la réception seront effacés ou anonymisés. Les données personnelles des plaintes qui ne sont pas étudiées peuvent être maintenues car cette période s'est écoulée tant que l'objectif de la conservation est de laisser des preuves du fonctionnement du système.
L'entité a un dossier des informations reçues et des enquêtes menées conformément aux dispositions de la loi.
Le traitement des données personnelles liés aux informations reçues et aux enquêtes menées par l'entité auront le but de se conformer aux obligations légales et de mener les actions de recherche nécessaires en tout cas seront soumises à un traitement. Les données personnelles seront traitées, y compris des catégories spéciales, qui ne sont pas nécessaires à la connaissance et à l'enquête sur les plaintes, procédure, dans son cas, à sa suppression immédiate.
3.6 Canaux d'information externes.
Les informateurs sont toujours libres de diriger leurs communications à l'autorité indépendante pour la protection de l'informateur ou de toute autre institution, organe.
Protection au plaignant:
Les principes essentiels par lesquels ce canal de plaintes est régi est le suivant:
Interdiction des représailles: L'entité s'engage à ne pas adopter aucune forme de représailles contre quiconque avait déposé une plainte de bonne foi.
Confidentialité: Le canal intègre des mécanismes qui garantissent la confidentialité de l'identité de l'informateur et de tout tiers mentionné dans la communication et offre un espace sûr pour maintenir le contact avec les personnes qui gèrent les communications reçues et permettent une interaction entre eux et les informateurs anonymement.
de même, La protection des données personnelles est garantie comme un principe essentiel dans la gestion des communications reçues.
Anonymat: Les communications peuvent être effectuées de manière anonyme et c'est pourquoi l'anonymat est sécurisé tout au long du processus, à la fois dans la présentation de la communication et dans les communications bidirectionnelles qui se produisent dans les différentes phases du traitement.
Vitesse: De courtes délais sont établies pour traiter la communication reçue et prendre les mesures appropriées.
Indépendance: La personne responsable du système développera ses fonctions indépendamment et autonome en ce qui concerne le reste des organismes d'entités et ne recevra aucune instruction de quelque sorte que ce soit dans son exercice.
Gestion du système: L'unité de conformité est l'organisme responsable de la gestion du système d'information interne conformément à la procédure établie par son organisme gouvernemental respectif.
Droits des personnes affectées: Les droits à la vie privée sont garantis, honorer, à la défense et à la présomption d'innocence des personnes enquêtées et affectées.
Proportionnalité: Les actions à développer dans le traitement des communications reçues auront la portée nécessaire et adéquate pour atteindre les objectifs destinés.
Les communications peuvent être envoyées par écrit via la forme de ce site Web, Par e-mail par e-mail admon@remediospicasat.com ou par tout autre moyen. Les informateurs peuvent également diriger leurs communications sur l'autorité indépendante pour la protection de l'informateur ou de toute autre institution, organe.
